סגירת סוף החודש היא השגרה שמקפיאה תקופת חיוב שהסתיימה — כדי שהמספרים יפסיקו לנוע. ברגע שהחודש נעול, יש לצוות הפיננסי תמונת מצב יציבה לחיוב: שעות מאושרות וסכומים כוללים לא יכולים להשתנות בדיעבד.
שני השלבים
כל סגירה מוצלחת עוקבת אחרי אותו סדר:
- כולם מגישים את הזמן שלהם והוא מקבל אישור (Approved). תהליך האישורים הוא התנאי המוקדם: שעות חייבות להגיע לסטטוס Approved לפני הסגירה, אחרת הן לא ייכללו ברשומה הנעולה. ראו את מדריך תהליך האישורים אם שלב זה עדיין לא מוגדר.
- חודש החיוב נסגר ונעול. לאחר הסגירה, השעות המאושרות וסכומי התקופה מוקפאים. הצוות הפיננסי יכול לחייב לקוחות בביטחון — המספרים לא ישתנו.
הגדרת הסגירה ב-Organization Settings
פתחו את Organization → Settings (Organization Details). שני שדות קובעים מתי ואיך הנעילה מתרחשת:
- Auto-Close Month After (Days) — מספר הימים לתוך החודש הבא לפני שהתקופה הקודמת נסגרת אוטומטית. הגדרה של 5, למשל, סוגרת את החודש הקודם ב-5 לחודש החדש — ומעניקה לצוות כמה ימים לטפל בהגשות אחרונות.
- First Day of Month — קובע היכן מתחילה כל תקופת חיוב, כך שהסגירה מתיישרת עם לוח החיוב בפועל שלכם.
מה הצוות הפיננסי רואה אחרי הסגירה
לאחר נעילת התקופה, לצוות החיוב יש תמונת מצב יציבה וניתנת לביקורת: כל שעה מאושרת במקומה והסכומים קבועים. השלב הבא — הפיכת תמונת המצב הזו לחשבוניות ללקוחות — מכוסה במדריך סגירת החודש: חיוב לקוחות.